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Für die Aufgaben nach § 13 SGB VIII

Dokumentation der Schulsozialarbeit. Sicher & nachvollziehbar.

Personenbezogen geschützte Fallakten, lückenlose Verlaufsdokumentation, Auswertung der Tätigkeitsfelder und ein vorgeschaltetes Gruppenmodul fürs Team.

Demo anfragenAlle Funktionen

Betrieb durch farbcode, zertifiziert und in Deutschland gehostet

ISO 9001ISO 27001BSI C5 · HostingHosting in Deutschland
Eine Fachkraft und ein Junge malen gemeinsam am Tisch und lachen sich an.Zwei Mädchen mit Schulranzen, von hinten, auf dem Weg durchs Grüne.
Für den Alltag an der Schule

Mehr Zeit für Gespräche. Weniger für Formulare.

Schulsozialarbeit passiert im Klassenzimmer, auf dem Schulhof und im vertraulichen Gespräch. VelaSozial hält die Dokumentation dafür schlank: schnell erfasst, sicher abgelegt und jederzeit auswertbar.

  • Schnell dokumentiertEinträge in wenigen Minuten, mit Textbausteinen für Wiederkehrendes.
  • Auswertung ohne StrichlisteDie Statistik entsteht aus der laufenden Dokumentation.
  • Auch unterwegs zur HandIm Browser am Schul-PC, auf dem Tablet oder dem Smartphone.
Zugriffsschutz & Rechte

Zugriff nur, wer wirklich darf.

Schulsozialarbeit verarbeitet hochsensible Daten. VelaSozial schützt Fallakten personenbezogen. Eine Freigabe ist nötig, auch innerhalb derselben Organisation.

Fallakte ansehen als …

Rechteverwaltung mit Rollenvergabe & lückenlosem Audit-Log

KBK. Berger führt diesen Fallsichten & bearbeiten
MDM. Dohm hat Leserechtenur sichten
ASA. Sauer vertritt K. Berger während der AbwesenheitVertretung
LYL. Yilmaz arbeitet an einem anderen Standortkein Zugriff
MS
Fallakte · AZ 2026-0143
angelegt 04.03.2026 · Standort Grundschule Nord
Vertraulich
Name
M. S., 9 Jahre
Klasse
3b
Kontakt
•••• ••• 42
Sorgeber.
verschlüsselt
  • EinzelgesprächFachberatung28.05.2026 · K. Berger
    45 Min
  • Elternkontakt (telefonisch)aufsuchend06.05.2026 · K. Berger
    25 Min
EintragPDF-Ablage
sichtenbearbeitenlöschenVertretung
sichtenbearbeitenlöschenVertretung
sichtenbearbeitenlöschenVertretung

Kein Zugriff

Ein Schulstandort sieht keine Fälle eines anderen. Diese Fallakte ist für die Gemeinschaftsschule Süd nicht sichtbar.

Sichten

Nur lesen, kein Bearbeiten.

Bearbeiten

Einträge ergänzen & pflegen.

Löschen

Geregelt & protokolliert.

Vertretung

Definierter Zugriff bei Abwesenheit.

Standorttrennung: Ein Schulstandort sieht keine Fälle eines anderen.

Funktionen

Alles, was der Fall braucht. Und das Team.

Von der Personenakte bis zur Auswertung: VelaSozial begleitet die Arbeit am Schulstandort und fügt sich in vorhandene Werkzeuge ein.

Verlauf & Personenakte

Eine Akte, die nichts verliert

Chronologische Verlaufsdokumentation, sensible Felder verschlüsselt und automatische Speicherung, damit keine Eingabe verloren geht. Einträge werden ergänzt, nie spurlos überschrieben: Korrekturen bleiben nachvollziehbar.

Adresse & KontaktdatenKlasseElterndaten / KontaktpersonenHinweise & VermerkePDF-AblageAuto-Save
Chronologische VerlaufsdokumentationAZ 2026-0143
Jede Korrektur als neuer Eintrag
  • EinzelgesprächFachberatung
    28.05.2026 · K. Berger
    Gespräch zur Konfliktsituation in der Klasse, Vereinbarung weiterer Begleitung.
    45 Min
  • Korrekturzu 15.05.2026
    20.05.2026 · K. Berger
    Dauer der Klassenintervention: 90 statt 60 Min. Der ursprüngliche Eintrag bleibt sichtbar.
  • KlasseninterventionPartizipation
    15.05.2026 · K. Berger
    Moderierte Klassenstunde zum Thema Gemeinschaft.
    60 Min
  • FallaufnahmeErstkontakt
    04.03.2026 · K. Berger
    30 Min
Schweigepflichtentbindung.pdf04.03.2026Förderplan_3b.pdf21.04.2026
Tätigkeitsfelder & Statistik

Wirkung sichtbar machen

Frei wählbare Tätigkeitsfelder und ein individuelles Statistik-Modul werten Zeiteinheiten und Themenfelder aus, rückblickend und tagesaktuell.

Indikatoren frei wählbarThemenfelder je StandortFilter nach Kindern & AktenzeichenÜbersichtliches Dashboard
Standort: Grundschule NordSchuljahr 2025/26alle Aktenzeichen
Tätigkeitsfelder
Anteil an der dokumentierten Zeit
Aufsuchende Arbeit34 %
Fachberatung26 %
Offene Angebote22 %
Partizipationsprojekte18 %

Beispielhafte Auswertung der Tätigkeitsfelder über einen Zeitraum.

Themenfelder am Standort
BolzplatzSpielplatzBahnhofsgelände
Gruppenmodul

Das Team-Cockpit vor der Fallakte

Ein vorgeschaltetes Gruppenmodul bündelt alles, was das Team gemeinsam braucht, sicher und an einem Ort.

PinnwandTermine & AnweisungenVorlagen & TextbausteineLeitfädenAufgaben & WiedervorlagenUrlaubsplanungSichere Kommunikation
PinnwandGrundschule Nord · Team
Teamsitzung Do 14:00Raum 12 · Agenda im Anhang
Anweisung: Meldekette Kriseaktualisiert 28.05. · bitte beachten
Ferienplanung SommerEintragung bis 14.06.
Aktion „Pausenhof“Material bestellt · Start 10.06.
To-do-Liste · Team3 offen
  • Konzept Sozialtraining finalisierenFr
  • Ferienangebot abstimmen14.06.
  • Protokoll Teamsitzung versenden
Schnittstellen & Kalender

Fügt sich in den Arbeitsalltag ein

Daten aus der Schulverwaltung übernehmen, Termine mit dem Kalender abgleichen, Dokumente in Word und Excel weiterbearbeiten. Und alle Daten jederzeit in offenen Formaten exportieren.

WebSchuleOutlookWord & ExcelCSV · XML · JSON
WebSchule-ImportKontaktdaten der Schüler:innen direkt übernehmen.
Outlook & KalenderTermine synchron, Gruppen- & Einzelkalender.
Word & ExcelDokumente erstellen, Daten exportieren.
Offene ExporteCSV/XML/JSON: volle Datenhoheit.
Sicherheit

Höchste Vertraulichkeit. By design.

VelaSozial wird als vollständig betreute Cloud-Lösung von farbcode bereitgestellt. Für § 13 SGB VIII gemacht.

ISO9001

Qualitätsmanagement

Der Betrieb von VelaSozial folgt einem zertifizierten Qualitätsmanagement.

farbcode
ISO27001

Informationssicherheit

Zertifizierte Informationssicherheit beim Betreiber und im Rechenzentrum.

farbcode & Rechenzentrum
BSIC5

Cloud-Testat

Das Rechenzentrum verfügt über ein Testat nach dem Kriterienkatalog C5 des BSI.

Rechenzentrum
VerschlüsselungAt-rest und bei der Übertragung mit TLS 1.2+.
Zwei-Faktor-AuthentifizierungZusätzlicher Schutz beim Anmelden.
Lückenloses Audit-LogRechte und Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Hosting in DeutschlandDSGVO & BDSG, AVV nach Art. 28.
99,9 % VerfügbarkeitWerktags von 7 bis 18 Uhr zugesichert, Wartung außerhalb.
Backup & WiederherstellungTägliche Sicherung, geo-redundant in der EU.
Datenhoheit & ExportVollständiger Export in CSV, XML und JSON.
Auto-SaveAutomatische Zwischenspeicherung schützt vor Datenverlust.
FAQ

Häufige Fragen

Was Träger, Datenschutzbeauftragte und Fachkräfte vor der Einführung wissen möchten.

Ihre Frage ist nicht dabei?hello@farbcode.net
Wer kann eine Fallakte sehen?

Nur Personen, für die sie freigegeben ist, auch innerhalb derselben Organisation. Rechte werden abgestuft vergeben: sichten, sichten & bearbeiten, löschen und Vertretung. Ein Schulstandort sieht keine Fälle eines anderen.

Wo werden die Daten gespeichert?

farbcode betreibt VelaSozial in einem Rechenzentrum mit ISO-27001-Zertifizierung und BSI-C5-Testat, mit Hosting in Deutschland. Die Daten sind at-rest verschlüsselt, die Übertragung erfolgt mit TLS 1.2+.

Lassen sich Einträge nachträglich ändern?

Einträge werden ergänzt, nie spurlos überschrieben. Korrekturen bleiben so nachvollziehbar, und automatische Zwischenspeicherung schützt vor Datenverlust.

Können wir Schülerdaten aus WebSchule übernehmen?

Ja. Über den WebSchule-Import lassen sich die Kontaktdaten der Schüler:innen direkt übernehmen.

Kommen wir jederzeit an unsere Daten?

Ja. Alle Daten lassen sich vollständig in CSV, XML und JSON exportieren. Dazu kommt die Anbindung an Word, Excel und Outlook.

Demo

VelaSozial kennenlernen?

Wir zeigen Ihnen Fallakte, Gruppenmodul und Statistik live und besprechen die Einführung an Ihren Standorten.

Demo anfragenhello@farbcode.net