Überblick

VelaSozial ist die Dokumentationssoftware für die Schulsozialarbeit. Sie führen darin Fallakten, erfassen Tätigkeiten ohne Fallbezug, organisieren die Arbeit im Team und werten Ihre Zahlen aus, etwa für Jahresbericht und Verwendungsnachweis. Welche Bereiche Sie sehen, hängt von Ihrer Rolle ab.

Die Rollen

Fachkraft: Dokumentiert Fallakten und Tätigkeiten und arbeitet mit dem Team an Aufgaben, Kontakten, Wissensablage, Textbausteinen, Abwesenheiten und Kalender. In der Statistik sieht sie ihre eigenen Einträge, und zwar vollständig.

Leitung: Verwaltet Personen, Gruppen, Schulstandorte, Angebotsformen und die Einstellungen des Trägers und arbeitet auf der Team-Ebene mit. In der Statistik sieht sie die ganze Organisation. Kleine Zahlen sind dort ausgeblendet, damit niemand wiedererkannt werden kann. Fallakten sieht die Leitung nicht: Der Menüpunkt fehlt, sie kann keine Akte anlegen und für keine freigegeben werden.

Plattform-Betrieb: Das ist farbcode, der Anbieter von VelaSozial. Der Plattform-Betrieb legt Ihren Träger zusammen mit der ersten Leitung an. Er kann einen Träger außerdem betreuen, etwa bei der Einrichtung. Dann hat er dort die Rechte der Leitung, aber ebenfalls keinen Zugriff auf Fallakten, und jede Änderung wird mit seinem Konto protokolliert.

Wer Fallakten sieht

Hinweis

Eine Fallakte sieht nur, wer für genau diese Akte freigegeben ist. Die Rolle allein öffnet keine Akte, auch nicht die der Leitung oder des Plattform-Betriebs.

Wer eine Akte anlegt, ist für sie freigegeben und kann Kolleginnen und Kollegen hinzufügen, auch befristet als Vertretung. Akten ohne Freigabe erscheinen für Sie weder in der Liste noch auf der Startseite. Wie Freigaben funktionieren, steht unter Zugriff und Vertretung.

Die Navigation

Das Menü steht am linken Rand. Auf dem Smartphone öffnen Sie es über die Schaltfläche oben links.

• Dashboard: Ihre Startseite mit Kacheln, siehe Startseite.
• Fallakten und Tätigkeiten: nur für Fachkräfte.
• Aufgaben, Kontakte, Wissensablage, Textbausteine, Abwesenheiten und Kalender: die Team-Ebene für Fachkräfte und Leitung. Wer einen Eintrag sehen darf, legen Sie beim Anlegen über die Sichtbarkeit fest: Persönlich, Gruppe oder Organisationsweit.
• Statistik: für beide Rollen, mit dem oben beschriebenen Umfang.
• Stammdaten: ein Bereich zum Aufklappen. Fachkräfte finden darin Klassen. Die Leitung findet Personen, Gruppen, Schulstandorte, Klassen, Angebotsformen und Organisation.

Unten im Menü stehen Ihr Name und Ihre Rolle. Ein Klick darauf öffnet Sicherheit und Abmelden. Oben neben dem Namen VelaSozial wechseln Sie die Sprache zwischen Deutsch und English.

Gut zu wissen

• Was die Leitung unter Stammdaten einrichtet, beschreibt der Bereich Für die Leitung.
• Fehlt Ihnen ein Menüpunkt, den eine Kollegin hat, liegt das an der Rolle. Die Rolle ändert die Leitung unter Personen.