Personenakte

Die Personenakte enthält die Angaben zum Kind. Sie wird verschlüsselt gespeichert. Ändern kann sie, wer an der Akte Bearbeiten oder Vollzugriff hat; mit Sichten lesen Sie nur.

Aufbau einer Akte

Oben stehen Name, Status und gegebenenfalls Krisenfall oder Weitergabe gesperrt, darunter Alter, Klasse, Aktenzeichen und Schulstandort, soweit bekannt. Über die Schaltfläche Aktionen (drei Punkte) erreichen Sie Bearbeiten, Abschließen und weitere Schritte. Die Akte hat vier Reiter:

• Übersicht: links Personenakte, Klassen, Klassenaktivitäten, Geschwister, Fehltage, Dokumente und Auf einen Blick; rechts Wiedervorlagen, Termine und die Verlaufsdokumentation.
• Zugriff & Vertretung: wer die Akte sehen und bearbeiten darf.
• Aktivität: das Zugriffsprotokoll.
• Datenschutz: Einwilligungen, Weitergaben und Betroffenenrechte.

So geht’s

1. Klicken Sie in der Karte Personenakte auf Bearbeiten.
2. Ergänzen oder ändern Sie die Angaben: Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, Adresse sowie Telefon und E-Mail unter Kontakt.
3. Für jede Kontaktperson klicken Sie auf Kontaktperson hinzufügen und tragen Name, Beziehung, Telefon und E-Mail ein. Wählen Sie außerdem Sorgeberechtigt: ja, Sorgeberechtigt: nein oder Sorgeberechtigt: unbekannt.
4. Tragen Sie unter Besonderheiten ein, was niemand übersehen darf, zum Beispiel Allergien, Diagnosen oder Absprachen zur Abholung.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Kontaktpersonen

Kontaktpersonen sind alle Ansprechpersonen des Kindes, etwa Eltern, Großeltern oder Pflegeeltern. In der Akte steht bei jeder sorgeberechtigt oder nicht sorgeberechtigt. Ist nichts angegeben, steht dort Sorgerecht nicht angegeben. Kontaktpersonen, die vor Einführung dieser Angabe erfasst wurden, stehen auf „unbekannt“, bis Sie es eintragen.

Besonderheiten

Besonderheiten erscheinen als farbig hervorgehobener Kasten ganz oben in der Personenakte. Sie stehen nie in der Liste, in der Suche oder auf dem Dashboard. Das Feld fasst bis zu 2.000 Zeichen.

Krisenfall

Mit Als Krisenfall kennzeichnen erhält die Akte eine rote Kennzeichnung in der Liste und im Kopf der Akte. An den Zugriffsrechten ändert das nichts.

Auf einen Blick

Die Karte zeigt Status, Schulstandort, Angelegt am, gegebenenfalls Abgeschlossen am und Letzter Zugriff, dazu die dokumentierten Stunden je Angebotsform. Wer Zugriffe verwalten darf, sieht dort auch, wie vielen Personen die Akte freigegeben ist.

Gut zu wissen

• Die Klasse steht nicht im Formular. Sie pflegen sie in der Karte Klassen (siehe Klassen, Geschwister und Fehltage).
• Geschwister ohne eigene Fallakte tragen Sie im Formular unter Weitere Geschwister ein.
• Was Sie leer lassen, erscheint in der Akte als keine Angabe.
• Jede Änderung steht als Akte geändert im Zugriffsprotokoll.