Verlaufsdokumentation

In der Karte Chronologische Verlaufsdokumentation halten Sie fest, was mit dem Kind und seinem Umfeld besprochen und vereinbart wurde. Schreiben kann, wer an der Akte Bearbeiten oder Vollzugriff hat. Veröffentlichte Einträge lassen sich nicht löschen, nur korrigieren.

So geht’s

1. Klicken Sie auf Neuer Eintrag.
2. Schreiben Sie den Text in das Feld Eintrag. Über dem Feld können Sie Text fett oder unterstrichen setzen und Aufzählungen anlegen.
3. Prüfen Sie das Ereignisdatum: der Tag des Kontakts, nicht der Tag, an dem Sie schreiben. Vorbelegt ist heute, ein Tag in der Zukunft geht nicht.
4. Tragen Sie bei Bedarf die Dauer in Minuten ein.
5. Wählen Sie Angebotsform und Kontaktart (Kurzkontakt oder Einzelfall / Beratung).
6. Wer beteiligt war, erfassen Sie unter Kontakte (Personengruppen) mit Personengruppe hinzufügen und einer Anzahl, zum Beispiel Eltern 2.
7. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

Zum Veröffentlichen brauchen Sie Text, Ereignisdatum, Angebotsform und Kontaktart. Diese Felder sind mit einem Stern markiert.

Automatische Speicherung

Während Sie schreiben, sichert VelaSozial den Eintrag nach einer kurzen Pause als Entwurf. Oben rechts im Formular steht Speichert …, Entwurf gespeichert oder Nicht gespeichert.

• Entwürfe sieht nur, wer sie schreibt.
• Mit Abbrechen schließen Sie das Formular, ein begonnener Text bleibt als Entwurf erhalten. Die Karte zeigt dann Sie haben einen nicht veröffentlichten Entwurf. Mit Entwurf fortsetzen schreiben Sie weiter.
• Öffnen Sie einen neuen Eintrag und brechen ohne Eingabe ab, bleibt nichts zurück.
• Entwurf verwerfen löscht den Entwurf endgültig.

Korrigieren statt überschreiben

1. Klicken Sie beim Eintrag auf Korrigieren.
2. Im Formular Eintrag korrigieren steht der bisherige Inhalt. Ändern Sie ihn.
3. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

Die neue Fassung steht an der Stelle des Originals, mit dem Hinweis „korrigiert am … von …“. Frühere Fassungen bleiben erhalten und lassen sich unter Frühere Fassungen aufklappen. Ändern Sie in der Korrektur das Ereignisdatum, wandert der Eintrag an den neuen Tag.

Jede Fassung kann nur einmal korrigiert werden. Korrigieren zwei Personen denselben Eintrag gleichzeitig, gilt die erste Korrektur. Die zweite Person erhält einen Hinweis, ihr Text korrigiert dann die neue Fassung und muss noch einmal geprüft und veröffentlicht werden.

Der Verlauf

• Einträge sind nach Ereignisdatum sortiert und nach Monaten gruppiert. Jeder zeigt Kontaktart, Angebotsform, Dauer, Datum, wer ihn geschrieben hat und wann er dokumentiert wurde.
• Ab fünf Einträgen erscheinen ein Filter Alle Angebotsformen und das Suchfeld In Einträgen suchen ….

Gut zu wissen

• Solange ein Eintrag offen ist, können Sie keine Korrektur beginnen. Schließen Sie ihn zuerst.
• Angebotsform, Dauer und Personengruppen fließen in die Statistik ein.
• Formulierungen aus Vorlagen und gesprochene Notizen: siehe Textbausteine und Diktat.
• Veröffentlichen und Korrigieren stehen im Zugriffsprotokoll.