Wiedervorlagen und Termine

Im Reiter Übersicht stehen rechts über der Verlaufsdokumentation die Karten Wiedervorlagen und Termine. Lesen kann sie jede Person mit Zugriff auf die Akte, anlegen und ändern, wer Bearbeiten oder Vollzugriff hat, auch als Vertretung.

Wiedervorlage anlegen

1. Klicken Sie auf Wiedervorlage anlegen.
2. Wählen Sie das Datum. Vorbelegt ist der Tag in zwei Wochen, möglich ist heute bis drei Jahre voraus.
3. Beschreiben Sie unter Worum geht es?, was zu tun ist, zum Beispiel „bei der Mutter wegen des Schulwechsels nachfragen“.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Überfällige Wiedervorlagen sind rot mit überfällig markiert, heutige mit heute. Über das Kästchen links markieren Sie eine als erledigt. Erledigte stehen eingeklappt unter Erledigt und lassen sich mit Wieder öffnen zurückholen. Über das Menü mit den drei Punkten wählen Sie Bearbeiten oder Löschen.

Wiedervorlagen auf dem Dashboard

Die Kachel Wiedervorlagen zeigt Fachkräften, was überfällig, heute oder in den nächsten sieben Tagen fällig ist, getrennt nach Überfällig, Heute und Demnächst. Sie sammelt aus allen Akten, die Sie bearbeiten dürfen, auch aus Vertretungen. Jede Zeile nennt Name und Aktenzeichen, nicht den Text. Ein Klick führt direkt zur Karte in der Akte. Wiedervorlagen abgeschlossener Akten erscheinen mit dem Hinweis abgeschlossen, archivierte Akten gar nicht.

Termin anlegen

1. Klicken Sie in der Karte Termine auf Termin anlegen.
2. Legen Sie Beginn und Ende fest oder schalten Sie Ganztägig ein.
3. Wählen Sie bei Bedarf eine Wiederholung und unter Serie endet am das Ende der Serie.
4. Wählen Sie die Sichtbarkeit: Persönlich, Gruppe oder Organisationsweit. Bei Gruppe wählen Sie die Gruppen aus.
5. Ergänzen Sie bei Bedarf eine Notiz (optional), zum Beispiel „Elterngespräch“.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Die Karte zeigt die anstehenden Termine, vergangene stehen eingeklappt unter Vergangene. Über das Menü mit den drei Punkten wählen Sie Bearbeiten oder Absagen. Wird eine Serie abgesagt, verschwinden alle ihre Termine, auch die vergangenen. Sollen nur künftige wegfallen, setzen Sie stattdessen ein Ende der Serie.

Termine im Kalender

• Im Kalender erscheint ein Fall-Termin nach seiner Sichtbarkeit. In der Akte sehen ihn alle mit Zugriff.
• Den Namen des Kindes sieht nur, wer Zugriff auf die Akte hat. Alle anderen, auch die Leitung, lesen Termin (Fallakte).
• Die Notiz steht nur in der geöffneten Ansicht mit Aktenzugriff, dazu ein Link in die Akte.
• Ändern lässt sich ein Fall-Termin nur in der Akte, im Kalender ist er für alle nur lesbar.
• Ins Outlook-Abo gelangen weder Name noch Notiz.

Gut zu wissen

• Auf Persönlich stellen kann einen Termin nur, wer ihn angelegt hat.
• Wird eine Akte archiviert, werden ihre anstehenden Termine abgesagt.
• Wiedervorlagen und Termine stehen im Zugriffsprotokoll, mit Datum, aber ohne Text oder Notiz.