Personen verwalten

Unter Stammdaten > Personen verwaltet die Leitung die Konten ihres Trägers. Ein Passwort vergeben Sie dabei nie: Jede Person legt ihr Passwort selbst über einen Link fest, den VelaSozial per E-Mail schickt. Auch Sie als Leitung kennen es nicht.

So geht’s

Person anlegen

1. Klicken Sie auf Person hinzufügen.
2. Tragen Sie Vorname, Nachname und E-Mail ein, bei Bedarf auch einen Titel wie Dr.
3. Wählen Sie die Rolle: Fachkraft oder Leitung.
4. Klicken Sie auf Anlegen.

Die Person bekommt eine Willkommens-E-Mail mit einem Link, über den sie ihr Passwort festlegt. Der Link gilt sieben Tage. Konnte die E-Mail nicht verschickt werden, zeigt VelaSozial einen Hinweis. Das Konto ist trotzdem angelegt, und Sie können die Einladung später noch einmal senden.

Einladung oder Link noch einmal schicken

Öffnen Sie das Menü mit den drei Punkten in der Zeile der Person. Je nach Stand steht dort eine der beiden Aktionen:

• Einladung erneut senden: solange sich die Person noch nie angemeldet hat. Die Willkommens-E-Mail geht noch einmal an ihre Adresse, der neue Link ersetzt den alten.
• Link zum Passwort-Setzen senden: für alle, die sich schon angemeldet haben, etwa nach einem vergessenen Passwort. Der Link gilt eine Stunde. Bis die Person ein neues Passwort festlegt, gilt das bisherige weiter.

Bestätigen Sie mit Senden. Dieselben Aktionen finden Sie auch unter Bearbeiten.

Daten oder Rolle ändern

Wählen Sie im Menü Bearbeiten, ändern Sie Name, E-Mail oder Rolle und klicken Sie auf Speichern. Ihre eigene Rolle können Sie nicht ändern.

Konto archivieren

Wählen Sie im Menü Archivieren und bestätigen Sie. Die Person kann sich danach nicht mehr anmelden. Das lässt sich nicht rückgängig machen, und Ihr eigenes Konto können Sie nicht archivieren. Wollen Sie ein Konto sofort sperren, ist das der richtige Weg: Ein Link zum Passwort-Setzen sperrt nichts.

Die Rollen

• Fachkraft: dokumentiert Fallakten (mit Freigabe) und Tätigkeiten.
• Leitung: verwaltet Personen und Einstellungen, ohne Zugriff auf Fallakten. Für Leitungskonten ist die Zwei-Faktor-Anmeldung immer Pflicht.

Die Rolle allein öffnet keine Fallakte. Zugriff auf eine Akte geben sich die Fachkräfte in der Akte selbst.

Gut zu wissen

• Die Spalte Zwei-Faktor zeigt, ob eine Person einen zweiten Faktor eingerichtet hat.
• Konten des Plattform-Betriebs stehen nicht in Ihrer Liste.
• Bleibt eine Einladung auch nach erneutem Senden aus, etwa weil ein Mailfilter sie zurückhält, wenden Sie sich an den Plattform-Betrieb. Er kann den Link direkt weitergeben, solange sich die Person noch nie angemeldet hat und noch keinen Zugriff auf Fallakten hat.