Gruppen

Gruppen sind Teams innerhalb Ihres Trägers, zum Beispiel alle, die an einer Schule arbeiten. Mit ihnen lassen sich Aufgaben, Kontakte, Einträge der Wissensablage, Textbausteine, Abwesenheiten und Termine gezielt teilen. Gruppen anlegen und Mitglieder zuordnen kann nur die Leitung.

So geht’s

Gruppe anlegen

1. Öffnen Sie Stammdaten > Gruppen und klicken Sie auf Neue Gruppe.
2. Geben Sie unter Name eine Bezeichnung ein, etwa „Team Grundschule Nord“. Eine Beschreibung ist freiwillig.
3. Wählen Sie unter Mitglieder die Personen aus Ihrer Organisation aus. Mit dem Kreuz an einem Namen nehmen Sie eine Person wieder heraus.
4. Klicken Sie auf Anlegen.

Gruppe ändern

Klicken Sie auf die Gruppe in der Liste oder wählen Sie im Menü mit den drei Punkten Bearbeiten. Ändern Sie Name, Beschreibung oder Mitglieder und klicken Sie auf Speichern.

Gruppe archivieren

Wählen Sie im Menü Archivieren und bestätigen Sie. Inhalte, die nur mit dieser Gruppe geteilt sind, verschwinden dann aus den Listen des Teams. Nur wer sie angelegt hat, behält den Zugriff und kann sie neu teilen. Über Archivierte einblenden finden Sie die Gruppe wieder und holen sie mit Reaktivieren zurück.

Wie Gruppen wirken

Wer einen Inhalt auf der Team-Ebene anlegt, wählt die Sichtbarkeit:

• Persönlich: nur für die Person selbst.
• Gruppe: für alle Mitglieder der gewählten Gruppen. Mehrere Gruppen sind möglich.
• Organisationsweit: für alle in der Organisation.

Zur Auswahl stehen dabei nur die Gruppen, in denen man selbst Mitglied ist. Wer in keiner Gruppe ist, sieht den Hinweis, sich an die Leitung zu wenden. Das gilt auch für Sie: Wollen Sie selbst etwas mit einer Gruppe teilen, nehmen Sie sich als Mitglied auf.

Ändern Sie die Mitglieder, ändert sich sofort, wer die geteilten Inhalte sieht. Neue Mitglieder sehen auch, was vorher schon mit der Gruppe geteilt wurde.

Gut zu wissen

• Gruppen geben keinen Zugriff auf Fallakten. Den vergeben die Fachkräfte in der einzelnen Akte.
• Die Liste lässt sich über Name suchen … durchsuchen und nach Name oder Mitgliederzahl sortieren.
• Gruppen und Schulstandorte sind unabhängig voneinander. Soll ein Team einen Standort abbilden, legen Sie dafür eine Gruppe mit den passenden Personen an.