Zugriff und Vertretung

Eine Fallakte sieht nur, wem sie persönlich freigegeben ist. Das gilt auch innerhalb des Trägers: Weder die Leitung noch der Plattform-Betrieb haben Zugriff auf Fallakten. Wer eine Akte anlegt, erhält automatisch Vollzugriff.

Die Stufen

• Sichten: Akte lesen, Dokumente herunterladen.
• Bearbeiten: zusätzlich dokumentieren, ändern, abschließen und Zugriffe verwalten.
• Vollzugriff: zusätzlich die Akte archivieren und wieder reaktivieren. In der Auswahl steht dafür „Sichten, bearbeiten und löschen“. Gemeint ist das Archivieren, gelöscht wird dabei nichts.

Zusätzlich lässt sich jeder Zugriff als Vertretung vergeben: Zugriff auf Zeit, der zu einem festen Datum endet.

So geht’s

1. Öffnen Sie den Reiter Zugriff & Vertretung und klicken Sie auf Freigeben.
2. Wählen Sie unter Fachkraft die Kollegin oder den Kollegen.
3. Wählen Sie die Stufe. Angeboten werden nur Stufen bis zu Ihrer eigenen.
4. Für eine Vertretung schalten Sie Vertretung ein und tragen unter befristet bis den letzten Tag ein.
5. Klicken Sie auf Anlegen.

Vertretung

Eine Vertretung endet automatisch. Der Tag unter befristet bis gilt noch ganz, danach steht der Zugriff in der Liste als abgelaufen. Eine Vertretung darf, auch mit Bearbeiten oder Vollzugriff, selbst niemandem Zugriff geben oder entziehen. Wer mit Bearbeiten oder Vollzugriff vertritt, sieht die fälligen Wiedervorlagen der Akte auf dem eigenen Dashboard.

Zugriff entziehen

1. Klicken Sie im Reiter Zugriff & Vertretung neben dem Namen auf das Papierkorb-Symbol (Entziehen).
2. Bestätigen Sie mit Entziehen.

Entziehen Sie sich selbst den Zugriff, verschwindet die Akte für Sie, und Sie landen wieder in der Liste. Um eine Stufe zu ändern, entziehen Sie den Zugriff und geben ihn neu frei.

Wer was darf

• Zugriffe vergeben und entziehen kann, wer Bearbeiten oder Vollzugriff dauerhaft hat, nicht als Vertretung.
• Die Liste der Personen mit Zugriff sieht jede Person mit Zugriff auf die Akte. Ohne Verwaltungsrecht ist sie nur lesbar.
• Freigeben lässt sich nur an Fachkräfte des eigenen Trägers, nie an die Leitung.

Gut zu wissen

• Jede Akte gehört zu einem Schulstandort. Sichtbar wird sie aber nur über eine Freigabe, nicht über den Standort. So bleiben die Fälle der Standorte voneinander getrennt, auch Krisenfälle.
• Eine Vertretung, die Sie unter Abwesenheiten eintragen, gibt keinen Zugriff auf Fallakten (siehe Abwesenheiten). Den Zugriff geben Sie in jeder Akte selbst.
• Öffnen Sie einen Link zu einer Akte ohne Zugriff, erscheint Kein Zugriff auf diese Fallakte., und Sie kommen zurück zur Liste.
• Jede Freigabe und jeder Entzug steht mit Name, Stufe und gegebenenfalls Vertretung im Zugriffsprotokoll.
• Die Leitung sieht nur die anonymisierte Statistik.