Abschließen und archivieren

Endet die Begleitung eines Kindes, schließen Sie die Akte ab. Archivieren nehmen Sie eine Akte aus der Liste, ohne dass etwas gelöscht wird. Beides erreichen Sie oben in der Akte über das Menü mit den drei Punkten (Aktionen).

Akte abschließen

1. Öffnen Sie das Menü Aktionen und wählen Sie Abschließen.
2. Der Status wechselt auf Abgeschlossen, unter Auf einen Blick steht Abgeschlossen am.

Eine abgeschlossene Akte bleibt in der Liste und lässt sich über den Filter Status finden. Mit Wiedereröffnen im selben Menü setzen Sie sie wieder auf Offen. Abschließen und wieder öffnen kann, wer Bearbeiten oder Vollzugriff hat.

Akte archivieren

1. Öffnen Sie das Menü Aktionen und wählen Sie Archivieren.
2. Bestätigen Sie mit Archivieren.

Archivieren kann nur, wer Vollzugriff hat. Danach gilt:

• Die Akte verschwindet aus Liste und Suche und lässt sich nicht mehr öffnen.
• Ihre anstehenden Termine werden abgesagt und verschwinden aus Akte und Kalender. Bei einer Serie mit noch anstehenden Terminen gilt das für die ganze Serie.
• Ihre Wiedervorlagen erscheinen nicht mehr auf dem Dashboard.
• Gelöscht wird nichts.

Akte reaktivieren

1. Schalten Sie in der Fallakten-Liste Archivierte einblenden ein.
2. Klicken Sie bei der Akte auf Reaktivieren.

Die Schaltfläche sehen nur Personen mit Vollzugriff. Die Akte ist danach wieder normal erreichbar. Abgesagte Termine kommen nicht zurück, legen Sie sie bei Bedarf neu an.

Gut zu wissen

• Ein endgültiges Löschen einer Akte gibt es in der Oberfläche nicht. VelaSozial löscht Akten auch nicht automatisch.
• Wiedervorlagen einer abgeschlossenen Akte erscheinen weiter auf dem Dashboard, mit dem Hinweis abgeschlossen.
• Beim Schuljahreswechsel werden abgeschlossene Akten nicht vorgeschlagen. Ihre Klasse tragen Sie bei Bedarf in der Karte Klassen nach.
• Abschließen, Wiedereröffnen, Archivieren und Reaktivieren stehen im Zugriffsprotokoll.