Einstellungen der Organisation

Unter Stammdaten > Organisation legt die Leitung fest, was für den ganzen Träger mit allen Schulstandorten gilt. Name, Rechtsregime und Aufbewahrungsfrist übernehmen Sie mit Speichern. Die beiden Schalter für die Zwei-Faktor-Anmeldung und die KI-Funktionen wirken unabhängig davon, sobald Sie sie bestätigt haben.

So geht’s

Name, Rechtsregime und Aufbewahrungsfrist

1. Ändern Sie bei Bedarf unter Name die Bezeichnung des Trägers.
2. Wählen Sie das Rechtsregime: Öffentlicher Träger (Sozialdatenschutz nach SGB) oder Freier Träger (DSGVO und BDSG). Davon hängen die Rechtsgrundlagen für Einwilligungen und Betroffenenrechte ab.
3. Tragen Sie die Aufbewahrungsfrist in Tagen ein. Gibt es keine Frist, lassen Sie das Feld leer.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Zwei-Faktor-Anmeldung für Fachkräfte

Der Schalter legt fest, ob Fachkräfte einen zweiten Faktor einrichten müssen. Neue Träger starten mit eingeschalteter Pflicht.

• Einschalten: Bestätigen Sie mit Pflicht einschalten. Fachkräfte ohne zweiten Faktor richten ihn bei der nächsten Anmeldung ein, wer gerade angemeldet ist, bei der nächsten Aktion.
• Abschalten: Der Dialog nennt die Folgen. Haken Sie an, dass Sie sie geprüft haben, und klicken Sie auf Pflicht abschalten. Die Entscheidung wird mit Ihrem Namen protokolliert.

Leitungskonten brauchen die Zwei-Faktor-Anmeldung immer. Wer einen Faktor eingerichtet hat, wird auch ohne Pflicht weiter danach gefragt.

KI-Funktionen (Diktat)

Der Schalter KI-Funktionen schaltet für alle Fachkräfte das Diktat für Verlaufsnotizen ein oder aus. Standardmäßig ist es aus, und solange es aus ist, gehen keine Daten an einen KI-Dienst.

1. Legen Sie den Schalter um. Es öffnet sich Diktat für Ihre Organisation einschalten.
2. Oben steht, ob der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit farbcode hinterlegt ist. Ohne ihn lässt sich das Diktat nicht einschalten, wenden Sie sich dann an farbcode.
3. Bestätigen Sie die Pflichten des Trägers: Datenschutz-Folgenabschätzung, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten samt Information der Betroffenen und Schulung der Fachkräfte. Passende Word-Vorlagen laden Sie direkt dort herunter.
4. Haken Sie die abschließende Bestätigung an und klicken Sie auf Diktat einschalten.

Zum Ausschalten legen Sie den Schalter zurück, das wirkt sofort. Ein- und Ausschalten werden protokolliert.

Datenexport

Unter Datenexport laden Sie alle Daten Ihrer Organisation als JSON, XML oder CSV (ZIP) herunter, etwa als Sicherung oder für einen Anbieterwechsel. Vertrauliche Inhalte wie Personenakten, Verlauf und Einwilligungen sind im Export verschlüsselt. Sie exportieren also alles, sehen aber keine Falldaten.

Gut zu wissen

• Eine Einwilligung hält das Rechtsregime fest, das beim Erfassen galt. Ändern Sie es später, bleiben ältere Einwilligungen unverändert.
• Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löscht VelaSozial nichts von selbst.