Zugriffsprotokoll

Zu jeder Fallakte führt VelaSozial ein Zugriffsprotokoll. Es hält fest, wer wann die Akte geöffnet oder etwas an ihr getan hat. So bleibt jeder Zugriff nachvollziehbar.

So geht’s

1. Öffnen Sie die Akte.
2. Wechseln Sie in den Reiter Aktivität.
3. Die Karte Zugriffsprotokoll zeigt die Ereignisse, das neueste oben. Jede Zeile nennt, was geschah, wer es getan hat und wann.

Den letzten Zugriff sehen Sie auch im Reiter Übersicht unter Auf einen Blick bei Letzter Zugriff.

Was protokolliert wird

• Akte geöffnet: jedes Öffnen der Akte, auch nur zum Lesen.
• Anlegen, Ändern, Abschließen, Wiedereröffnen, Archivieren und Reaktivieren der Akte sowie Sperre und Aufhebung.
• Zugriff erteilt und Zugriff entzogen, jeweils mit Name, Stufe und gegebenenfalls Vertretung.
• Veröffentlichte und korrigierte Verlaufseinträge sowie jedes Diktat.
• Hochgeladene, heruntergeladene und archivierte Dokumente.
• Einwilligungen, Widerrufe, Weitergaben, auch blockierte, und Betroffenenanträge.
• Klassen, Geschwister, Fehltage, Wiedervorlagen, Termine und Kind war dabei.

Das Protokoll nennt das Ereignis, nicht den Inhalt. Texte von Einträgen, Wiedervorlagen oder Terminnotizen stehen nicht darin.

Wer das Protokoll sieht

Jede Person mit Zugriff auf die Akte, gleich auf welcher Stufe und auch als Vertretung. Die Leitung sieht es nicht, weil sie keinen Zugriff auf Fallakten hat.

Gut zu wissen

• Niemand kann Einträge im Protokoll ändern oder löschen.
• Die Karte zeigt die 50 neuesten Ereignisse.
• Eine Geschwister-Verknüpfung erscheint nur für Personen, die auch die Akte des Geschwisterkindes sehen dürfen. Alle anderen lesen an dieser Stelle Akte geändert.
• Liste und Namenssuche erzeugen keinen Eintrag. Protokolliert wird erst das Öffnen einer Akte, und erst dort sehen Sie die vollständige Personenakte.