Wissensablage und Pinnwand

In der Wissensablage sammelt das Team seine Dokumente: Protokolle, Konzepte, Handreichungen, Leitfäden und Ähnliches. Was gerade wichtig ist, heften Sie an, dann steht es auf dem Dashboard in der Kachel Pinnwand. Fachkräfte und Leitung nutzen beides gleichberechtigt.

Eintrag anlegen

Öffnen Sie im Menü Wissensablage und klicken Sie auf Neuer Eintrag.
Tragen Sie den Titel ein.
Wählen Sie die Art: Protokoll, Konzept, Handlungsempfehlung, Handreichung, Leitfaden, Informationsmaterial oder Sonstiges.
Schreiben Sie bei Bedarf den Inhalt. Der Text lässt sich fett, unterstrichen und als Aufzählung formatieren.
Wählen Sie die Sichtbarkeit: Organisationsweit (vorbelegt), Gruppe (nur die Mitglieder der gewählten Gruppen) oder Persönlich (nur Sie).
Soll der Eintrag an die Pinnwand, schalten Sie Angeheftet ein.
Klicken Sie auf Anlegen. Das Fenster bleibt offen, damit Sie gleich eine Datei anhängen können.

Datei anhängen

Sobald der Eintrag angelegt ist, klicken Sie unter Datei auf Datei wählen. Möglich ist eine Datei je Eintrag: PDF, Word, Excel oder ein Bild, bis 20 MB. Die Datei wird verschlüsselt gespeichert. Mit Datei ersetzen tauschen Sie sie aus, mit Datei entfernen löschen Sie sie. In der Liste zeigt eine Büroklammer, dass ein Eintrag eine Datei hat.

Lesen und suchen

Ein Klick auf einen Eintrag öffnet ihn zum Lesen, mit dem formatierten Text und der Datei, die Sie mit Herunterladen speichern. Oben in der Liste suchen Sie mit Titel oder Inhalt suchen … und filtern nach Art und Sichtbarkeit. Nur Pinnwand zeigt nur angeheftete Einträge, Archivierte einblenden auch archivierte.

Pinnwand

Angeheftete Einträge stehen oben in der Liste und erscheinen auf dem Dashboard in der Kachel Pinnwand. Ein Klick dort öffnet den Eintrag zum Lesen. Anheften erweitert die Sichtbarkeit nicht: Auf der Pinnwand sieht jede Person nur, was sie auch in der Wissensablage sehen darf.

Anheften und lösen können Sie im Menü mit den drei Punkten oder beim Lesen eines eigenen Eintrags, mit Anheften und Lösen.

Wer bearbeiten darf

Ändern, anheften, eine Datei anhängen und archivieren kann nur, wer den Eintrag verfasst hat. Alle anderen lesen ihn und sehen den Hinweis, wer ihn ändern kann. Archivierte Einträge holen Sie über Archivierte einblenden und Reaktivieren zurück.

Gut zu wissen

Herunterladen darf jede Person, die den Eintrag sehen darf.
Die Liste zeigt eine begrenzte Anzahl Einträge. Weist ein Hinweis darauf hin, grenzen Sie die Suche ein.
Wer häufig gebrauchte Formulierungen für Fall-Einträge sammeln will, nutzt dafür die Textbausteine.