Statistik

Die Statistik fasst Tätigkeiten und Fall-Einträge zu Zahlen zusammen, etwa für den Jahresbericht oder den Verwendungsnachweis. Fachkräfte und Leitung öffnen dieselbe Seite, sehen aber unterschiedliche Zahlen.

Wer welche Zahlen sieht

• Fachkräfte sehen nur, was sie selbst dokumentiert haben, und zwar vollständig.
• Die Leitung sieht die ganze Organisation. Kleine Zahlen sind dabei ausgeblendet (siehe unten). Einzelne Einträge oder Fallinhalte sieht die Leitung hier nicht.

So geht’s

1. Öffnen Sie im Menü Statistik.
2. Grenzen Sie den Zeitraum mit Von und Bis ein. Ohne Datum zählt die Statistik alle Einträge. Liegt das Von-Datum nach dem Bis-Datum, zeigt die Seite einen Hinweis und keine Zahlen.
3. Wählen Sie bei Bedarf einen Schulstandort.
4. Oben stehen die Summen Einträge, Stunden und Kontakte. Darunter folgen die Tabellen Nach Angebotsform (Einträge und Stunden) und Nach Personengruppe (Kontakte).
5. Mit Als CSV exportieren speichern Sie die angezeigte Auswertung als Datei.

Was gezählt wird

• Tätigkeiten, deren Datum im Zeitraum liegt.
• Veröffentlichte Fall-Einträge, deren Ereignisdatum im Zeitraum liegt. Entwürfe zählen nicht. Von einem korrigierten Eintrag zählt nur die aktuelle Fassung, einmal.
• Korrigiert eine Vertretung Ihren Eintrag, bleibt er in Ihrer Statistik, mit den korrigierten Angaben.
• Kontakte sind die Anzahlen, die unter den Personengruppen eingetragen wurden. Die Kontaktart zählt nicht als Kontakt.
• Eine Tätigkeit mit Klasse zählt einmal, bei der Person, die sie dokumentiert hat. Der Vermerk Kind war dabei in einer Akte zählt nicht zusätzlich.
• Fall-Einträge, die noch keine Angebotsform tragen, stehen in der Zeile Ohne Angebotsform.
• Stunden werden aus den eingetragenen Minuten berechnet.

Schutz kleiner Zahlen

In der Auswertung für die ganze Organisation könnte eine kleine Zahl verraten, um welches Kind es geht. Deshalb erscheinen dort Werte unter einer Mindestgröße nur als Spanne, zum Beispiel „< 5“. Die genaue Grenze nennt der Hinweis unter der Auswertung.

• Die Summen oben bleiben immer sichtbar.
• Damit sich ein ausgeblendeter Wert nicht aus der Summe zurückrechnen lässt, wird bei Bedarf ein weiterer kleiner Wert mit ausgeblendet.
• Ausgeblendete Angebotsformen stehen zusammen in der Zeile Weitere Angebotsformen (ausgeblendet), ohne ihre Namen.

In der eigenen Auswertung einer Fachkraft wird nichts ausgeblendet, weil dort nur ihre eigene Arbeit steht.

CSV-Export

• Die Datei enthält genau das, was auf dem Bildschirm steht, ausgeblendete Werte also ebenfalls nur als Spanne.
• Eine Zeile Umfang und der Dateiname sagen, ob es die eigenen Einträge oder die ganze Organisation sind. So lassen sich zwei Exporte desselben Zeitraums nicht verwechseln.
• Die Datei lässt sich direkt in Excel öffnen.

Gut zu wissen

• Im Standortfilter stehen nur Standorte, die nicht archiviert sind.
• Sollen Kontakte im Jahresbericht auftauchen, tragen Sie beim Dokumentieren die Personengruppen mit ein. Mehr dazu unter Tätigkeiten erfassen.