Schuljahreswechsel

Zum neuen Schuljahr rücken die Klassen eine Stufe auf. Die Seite Schuljahreswechsel führt Sie in zwei Teilen durch: Zuerst bekommen die Klassen des alten Schuljahres ihren Nachfolger, dann tragen die Fachkräfte die Kinder ihrer Akten in die neuen Klassen ein. Am 1. August ändert sich nichts von selbst: VelaSozial schlägt vor, eintragen tun Sie.

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Öffnen Sie unter Stammdaten den Punkt Klassen (siehe Klassen pflegen) und klicken Sie auf Schuljahreswechsel. Wählen Sie oben unter Schuljahre, ob Sie ins laufende oder ins kommende Schuljahr wechseln. Im Juni und Juli ist das kommende vorgewählt, sonst das laufende.

Teil 1: Klassen des neuen Schuljahres

Diesen Teil erledigen Fachkräfte oder Leitung.

1. Wählen Sie den Standort.
2. Die Liste zeigt die Klassen des alten Schuljahres. Klassen, die schon einen Nachfolger haben, stehen nur zur Übersicht da.
3. Für die übrigen schlägt die Seite den Namen der nächsten Stufe vor: aus 6a wird 7a, aus 10b wird 11b. Steht keine Zahl im Namen, gibt es keinen Vorschlag.
4. Ändern Sie den Namen bei Bedarf. Abschlussklassen wählen Sie ab.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche, die die Anzahl nennt, etwa 5 Nachfolger eintragen.

Gibt es im neuen Schuljahr schon eine Klasse mit diesem Namen, steht dort „gibt es schon, wird verknüpft“: Sie wird nicht doppelt angelegt. Gibt es den Namen nur archiviert, reaktivieren Sie die Klasse auf der Seite Klassen oder wählen einen anderen Namen. Klappt eine Zeile nicht, wird nichts aus diesem Schritt eingetragen, und die Meldung steht an der Zeile.

Teil 2: Kinder übernehmen

Diesen Teil erledigen nur Fachkräfte, denn die Klasse eines Kindes gehört zur Fallakte.

1. Die Liste zeigt Ihre offenen Akten, die eine Klasse im alten und noch keine im neuen Schuljahr haben. Dazu gehören alle Akten, die Sie bearbeiten dürfen, auch als Vertretung.
2. Vorgewählt ist der Nachfolger der alten Klasse. Gibt es keinen passenden, ist Keine Klasse vorgewählt, und die Zeile nennt den Grund.
3. Korrigieren Sie Ausnahmen in der Zeile: eine andere Klasse, wenn ein Kind wiederholt oder wechselt, Keine Klasse, wenn es die Schule verlassen hat.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche, die die Anzahl nennt, etwa 12 Klassen eintragen.

Eingetragen wird nur, nie ersetzt. Hat eine Akte inzwischen eine Klasse bekommen oder wurde sie abgeschlossen, bleibt sie unverändert, und die Seite sagt, wie viele das waren. Wechseln Sie ins kommende Schuljahr, zeigen die Akten die neue Klasse sofort, nicht erst ab dem 1. August.

Hinweis auf dem Dashboard

Von August bis Januar sehen Fachkräfte auf dem Dashboard, wie viele ihrer offenen Akten noch keine Klasse für das laufende Schuljahr haben. Klassen übernehmen öffnet den passenden Wechsel. Ausblenden blendet den Hinweis für dieses Schuljahr in diesem Browser aus.

Gut zu wissen

• Abgeschlossene Akten stehen nicht in der Liste. Ihre Klasse tragen Sie bei Bedarf in der Akte auf der Karte Klassen nach (siehe Klassen, Geschwister und Fehltage).
• Legen Sie eine neue Akte an und wählen eine Klasse, die einen Vorgänger hat, fragt das Formular, ob das Kind im Vorjahr in dieser Klasse war. Mit Ja stehen auch die Klassenaktivitäten des Vorjahres gleich in der Akte (siehe Akte anlegen).