Dokumente

In der Karte Dokumente im Reiter Übersicht legen Sie Dateien zur Akte ab, etwa ein Gutachten oder eine unterschriebene Einwilligung. Die Dateien werden verschlüsselt gespeichert und sind genauso geschützt wie die Akte selbst.

So geht’s

1. Geben Sie unter Titel (optional) eine Bezeichnung ein, zum Beispiel „Einwilligung Jugendamt“. Ohne Titel erscheint der Dateiname.
2. Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie die Datei aus.
3. Nach dem Hochladen steht das Dokument in der Liste, mit Dateiname, Größe und wer es hochgeladen hat.

Erlaubt sind PDF, Bilder (JPG, PNG) sowie Word- und Excel-Dateien bis 20 MB.

Dokument öffnen

Klicken Sie auf ein Dokument. Es wird auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Achtung

Eine heruntergeladene Datei liegt unverschlüsselt auf Ihrem Gerät. Löschen Sie sie dort, sobald Sie sie nicht mehr brauchen, besonders auf gemeinsam genutzten Rechnern.

Dokument archivieren

1. Klicken Sie neben dem Dokument auf das Papierkorb-Symbol.
2. Bestätigen Sie mit Archivieren.

Das Dokument verschwindet aus der Liste. Es wird nicht gelöscht, lässt sich in der Oberfläche aber auch nicht wieder einblenden.

Gut zu wissen

• Sehen und herunterladen kann jede Person mit Zugriff auf die Akte. Hochladen und archivieren kann, wer Bearbeiten oder Vollzugriff hat.
• Hochladen, Herunterladen und Archivieren stehen im Zugriffsprotokoll. Auch jedes Herunterladen ist also nachvollziehbar.
• Unterschriebene Einwilligungsformulare legen Sie hier ab und erfassen die Einwilligung zusätzlich unter Einwilligungen und Weitergaben.