Akte anlegen

Eine Fallakte legen nur Fachkräfte an. Für den Anfang genügen Schulstandort und Name des Kindes, alles Weitere tragen Sie danach in der Akte nach.

So geht’s

1. Öffnen Sie Fallakten und klicken Sie auf Neue Fallakte.
2. Wählen Sie den Schulstandort. Angeboten werden nur aktive Standorte.
3. Tragen Sie Vorname und Nachname ein. Beides ist Pflicht.
4. Wählen Sie unter Klasse die Klasse des Kindes oder lassen Sie Ohne Klasse stehen. Angeboten werden die Klassen des laufenden Schuljahres am gewählten Standort. Fehlt eine, legen Sie sie auf der Seite Klassen an (siehe Klassen pflegen).
5. Beantworten Sie gegebenenfalls die Frage nach der Vorjahresklasse (siehe unten).
6. Setzen Sie bei Bedarf den Haken Als Krisenfall kennzeichnen.
7. Klicken Sie auf Anlegen. Die neue Akte öffnet sich.

Die Frage nach der Vorjahresklasse

Ist die gewählte Klasse im Vorjahr aus einer anderen aufgerückt, fragt das Formular nach, zum Beispiel: War das Kind 2025/26 in der 6A? Setzen Sie den Haken, wenn das stimmt. Sind mehrere Klassen des Vorjahres in diese aufgerückt, wählen Sie unter In welcher Klasse war das Kind …? die richtige oder Weiß ich nicht.

Mit einer Antwort trägt VelaSozial die Vorjahresklasse gleich in die Klassen-Historie ein. Die Klassenaktivitäten des Vorjahres stehen dann sofort in der neuen Akte.

Was beim Anlegen passiert

• Das Aktenzeichen wird automatisch vergeben: Kürzel des Schulstandorts, Jahr und laufende Nummer, zum Beispiel GS-N-2026-001. Ein Aktenzeichen wird nie ein zweites Mal vergeben, auch nicht nach dem Archivieren.
• Sie erhalten automatisch Vollzugriff auf die Akte und können sie Kolleginnen und Kollegen freigeben. Sonst sieht die Akte niemand.
• Das Anlegen und die gewählten Klassen stehen im Zugriffsprotokoll.

Gut zu wissen

• Geburtsdatum, Adresse, Kontaktpersonen und Besonderheiten tragen Sie anschließend in der Personenakte ein.
• Gefragt wird nur nach dem unmittelbaren Vorjahr. Frühere Klassen tragen Sie in der Karte Klassen nach (siehe Klassen, Geschwister und Fehltage).
• Wählen Sie den Schulstandort sorgfältig: Beim Bearbeiten der Personenakte lässt er sich nicht ändern.
• Können die Klassen des Vorjahres nicht geladen werden, sagt das Formular es. Klicken Sie dann auf Neu laden.
• Leitung und Plattform-Betrieb können keine Fallakten anlegen.