Betroffenenrechte

Verlangen ein Kind oder seine Personensorgeberechtigten Auskunft, Löschung oder Sperrung ihrer Daten, erfassen Sie den Antrag in der Akte. VelaSozial hält Frist, Identitätsprüfung und Bearbeitung fest. Erfassen und bearbeiten kann, wer Bearbeiten oder Vollzugriff hat.

Antrag erfassen

1. Öffnen Sie im Reiter Datenschutz den Bereich Betroffenenrechte und klicken Sie auf Antrag erfassen.
2. Wählen Sie die Art des Antrags: Auskunft (Art. 15), Löschung (Art. 17) oder Sperrung (Art. 18).
3. Tragen Sie unter Antragsteller:in ein, wer den Antrag stellt, zum Beispiel „Kind (16 Jahre)“.
4. Tragen Sie bei Bedarf eine Frist und eine Bearbeitungsnotiz ein.
5. Klicken Sie auf Anlegen.

Lassen Sie die Frist leer, setzt VelaSozial sie auf einen Monat nach Eingang. Ist sie verstrichen, steht beim Antrag überfällig.

Antrag bearbeiten

• Den Stand ändern Sie über die Auswahl beim Antrag: Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen oder Abgelehnt.
• Bei Abgeschlossen und Abgelehnt verlangt VelaSozial einen Vermerk oder Begründung, wie der Antrag bearbeitet wurde. Ohne Vermerk lässt sich nicht speichern.
• Haben Sie die Identität geprüft oder ist die Person Ihnen persönlich bekannt, klicken Sie auf Identität bestätigen.
• Einen Auskunftsantrag können Sie erst abschließen, wenn die Identität bestätigt ist.

Akte für Weitergaben sperren

1. Öffnen Sie oben in der Akte das Menü mit den drei Punkten (Aktionen).
2. Wählen Sie Weitergabe sperren (Art. 18).

Die Akte trägt dann die Kennzeichnung Weitergabe gesperrt. Solange die Sperre gilt, lässt sich keine Weitergabe protokollieren, auch keine auf gesetzlicher Grundlage. Dokumentieren können Sie weiter. Aufheben können Sie die Sperre im selben Menü mit Sperre aufheben.

Gut zu wissen

• Ein erfasster Antrag ändert an der Akte selbst nichts: Ein Löschantrag löscht keine Daten, ein Sperrantrag sperrt die Akte nicht. Die Sperre setzen Sie selbst wie oben beschrieben.
• Bei Minderjährigen klären Sie mit der oder dem Datenschutzbeauftragten, wer die Auskunft erhält.
• Anträge, ihre Änderungen sowie Sperre und Aufhebung stehen im Zugriffsprotokoll.