Einwilligungen und Weitergaben

Im Reiter Datenschutz halten Sie fest, wer in welche Weitergabe eingewilligt hat und an wen Sie Daten tatsächlich weitergegeben haben. VelaSozial verschickt dabei nichts, es dokumentiert. Erfassen kann, wer Bearbeiten oder Vollzugriff hat, lesen kann jede Person mit Zugriff auf die Akte.

Einwilligung erfassen

1. Öffnen Sie im Reiter Datenschutz den Bereich Einwilligungen und klicken Sie auf Einwilligung erfassen.
2. Tragen Sie Empfänger, Zweck und Datenumfang ein, zum Beispiel Jugendamt, Hilfeplanung, Schulbericht.
3. Wählen Sie unter Wer hat eingewilligt Kind, Personensorgeberechtigte oder Kind und Personensorgeberechtigte.
4. Wählen Sie die Form: Schriftlich, Scan, Digitale Signatur oder Mündlich.
5. Tragen Sie bei Bedarf Gültig ab und Gültig bis ein.
6. Klicken Sie auf Anlegen.

Jede Einwilligung zeigt ihren Stand: gültig, widerrufen oder abgelaufen. Legen Sie das unterschriebene Formular zusätzlich unter Dokumente ab.

Einwilligung widerrufen

Klicken Sie bei der Einwilligung auf Widerrufen und bestätigen Sie. Weitergaben auf dieser Grundlage sind danach nicht mehr möglich. Ein Widerruf lässt sich nicht rückgängig machen, bereits protokollierte Weitergaben bleiben stehen.

Weitergabe protokollieren

1. Öffnen Sie den Bereich Weitergaben und klicken Sie auf Weitergabe protokollieren.
2. Wählen Sie die Grundlage der Weitergabe:
   • Auf Basis einer Einwilligung: Wählen Sie unter Zugrunde liegende Einwilligung eine gültige Einwilligung.
   • Auf gesetzlicher Grundlage (ohne Einwilligung): Tragen Sie die Rechtsgrundlage ein, zum Beispiel § 8a SGB VIII.
3. Tragen Sie Empfänger, Zweck und Datenumfang ein.
4. Klicken Sie auf Anlegen.

In der Liste trägt jede Weitergabe Auf Einwilligung oder Gesetzliche Grundlage mit der genannten Rechtsgrundlage, dazu Datum und wer sie protokolliert hat.

Achtung

Den gesetzlichen Weg wählen Sie nur, wenn das Gesetz die Weitergabe auch ohne Einwilligung erlaubt, etwa bei Kindeswohlgefährdung. Stimmen Sie sich im Zweifel mit der Leitung oder der oder dem Datenschutzbeauftragten ab.

Gut zu wissen

• Gibt es keine gültige Einwilligung, lässt sich keine Weitergabe auf Einwilligung anlegen. Ist die gewählte Einwilligung widerrufen, abgelaufen oder noch nicht wirksam, lehnt VelaSozial ab, und der Versuch steht als Weitergabe blockiert im Zugriffsprotokoll.
• Ist die Akte gesperrt (Weitergabe gesperrt), ist keine Weitergabe möglich, auch nicht auf gesetzlicher Grundlage. Mehr unter Betroffenenrechte.
• Eine protokollierte Weitergabe lässt sich nicht löschen.
• Einwilligungen, Widerrufe und Weitergaben stehen im Zugriffsprotokoll.